Del 1: Hur kan ekonomiavdelningens arbete bli mer hållbart?

Vi har nyligen undersökt vilka utmaningar ekonomer ser framåt, vad som är viktigt vid val av arbetsgivare samt synen på arbetsbelastning och hälsa. Med avstamp i resultaten från undersökningen och utifrån våra dagliga dialoger med ekonomer och arbetsgivare vill vi lyfta några områden som kan bidra till större hållbarhet. Här i del 1 fokuserar vi på att skapa tydlighet och smidiga arbetsflöden. I del 2 dyker vi in i teamets samarbeta och att skapa stolthet och engagemang kring ekonomifunktionens arbete.

Är du chef eller ledare för ett team hoppas vi att det finns delar som känns relevanta att fånga upp och förbättra. Är du medarbetare – lyft de områden som ni kan förbättra med din chef och ditt team!

Tydliga mål och snitslad väg framåt

Har ni förutom era återkommande deadlines på kort sikt också en tydlig långsiktig målbild, med välförankrade strategier och delmål på vägen? Är det också tydligt för alla i teamet varför ni ska göra förändringar? Varför är det viktigt att byta ut ett system, koppla samman ett annat, eller flytta ansvar? Hur gynnar det den enskilda medarbetaren och verksamheten i stort? Att alla i teamet har samma bild av och acceptans för målsättningarna bidrar till ett större lugn. Minst lika viktigt som att lägga den långsiktiga planeringen är också att hålla den relevant och uppdaterad. Ofta uppstår saker längs vägen som gör att tidsplanering och omfattning behöver justeras. Var inte rädda för att planera och sen planera om.

Enad bild av arbetsuppgifter och ansvar

Tydlighet är en avgörande del i att skapa delaktighet, engagemang och känsla av kontroll. Det kommer dessutom ofta kommer upp som särskilt viktigt bland ekonomer. Vår undersökning visar att det är arbetsuppgifterna som är den allra viktigaste faktorn när ekonomer väljer arbetsgivare. Det är också här det ofta uppstår oklara förväntningar och frustration. Vårt råd är att både ha en tydlighet i den nuvarande rollen och en tydlighet i önskade vägar framåt. Att det finns möjlighet till kompetensutveckling och utvecklingsmöjligheter är särskilt viktigt bland ekonomer som är relativt nya ute i arbetslivet.

Möjlighet till hybridarbete, med tydlighet kring tillgänglighet

Bland ekonomer som varit aktiva i 5 till 10 år eller mer är det särskilt viktigt med flexibla arbetstider och möjligheten att arbeta på distans. Se till att skapa utrymme för hybridarbete och för att medarbetaren själv ska kunna avgöra var och när hen utför sitt arbete bäst, förutsatt att ni håller er till utsatta deadlines och andra ramverk. Det passar många bra och skapar bättre förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Förutom att medarbetare och chef skapar tydlighet kring förväntningar är det viktigt att frågor kring tillgänglighet och ansvar även lyfts i hela gruppen. Kanske är det så att en viss medarbetares tillgänglighet är avgörande för att andra personer ska kunna komma vidare och hur kan ni isåfall lösa det?

Effektiva arbetsflöden med eliminering av energitjuvar

Få saker kan vara så energikrävande som ologiska arbetsflöden och energitjuvar i vardagen. Likaså frustration över att flöden inte fungerar som de ska och gång på gång leder till kvälls- och helgarbete. 

I många sammanhang lyfts digitalisering som den ultimata lösningen på både bättre effektivitet och bättre resultat. Även i vår undersökning bekräftar ekonomichefer att just digitalisering är den allra största utmaningen framåt.

I er långsiktiga plan ingår troligtvis redan bättre systemstöd, automatisering, att skapa mer datadrivna underlag och att frigöra tid för mer värdeskapande uppgifter. Men oavsett om ni precis står inför eller är mitt inne i ett större förändringsarbete som senare kommer att fånga upp många problem, finns troligtvis små justeringar ni kan göra redan nu. Allt ifrån att undvika kvällsarbete genom tydligare kommunikation eller tajtare deadlines i verksamheten, förtydliga vem som ska ha vilka frågor, dela på inkorgen eller fördela om vissa arbetsuppgifter. Varför inte lyfta “veckans huvudvärk” på era möten och tillsammans skapa veckans eller månadens finjustering? Här är det svårt att ge mer specifika råd än att ni troligtvis redan har bra lösningar bland medarbetarna i teamet och att det är viktigt att hitta en vettig balans mellan vad som är värt att förändra här som bättre fångas upp i till exempel ett systembyte eller implementering av helt ny process.

Sammanfattning och del 2

Med tydlighet kring mål, ansvar och tillgänglighet och med mindre justeringar i arbetsflöden kan ni förhoppningsvis minska både frustration, oklarheter och tidstjuvar i vardagen. I del 2 av vår artikelserie om att skapa hållbarhet hos ekonomiavdelningen kommer vi att fokusera mer på hur teamet kan samverka bättre och hur ni kan skapa stolthet, engagemang och glädje!

Läs del 2 här!